La importancia del uso de los registros administrativos en las estadísticas

Fredy Rodríguez
Cepei 

f.rodriguez@cepei.org 

20 de enero de 2021


Las transacciones financieras o los impuestos son algunos ejemplos que hacen parte de la enorme cantidad de datos que se generan cada día a través de las actividades que realizamos. Este tipo de actividades son conocidas como registros administrativos y son reportadas a diferentes organizaciones. A su vez son una fuente de información para el monitoreo y cierre de brechas de información de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

La cantidad de registros es abrumadora y su almacenamiento requiere de estrategias para aprovechar al máximo el potencial de dichos datos. Es información útil para la toma de decisiones en diferentes ámbitos de las dimensiones sociales, económicas y ambientales.

Los registros administrativos se han convertido en una fuente de datos importante para complementar los censos o encuestas. En este contexto, se definen como “información recopilada por organizaciones gubernamentales o del sector privado como parte de sus operaciones en curso. Los ejemplos incluyen registros de nacimientos y defunciones, registros de impuestos, registros sobre el flujo de bienes y personas a través de las fronteras y datos recopilados por satélites” (Statcan, 2019).

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Beneficios de los registros administrativos para el uso de estadísticas

Las instituciones, entre ellas los Institutos Nacionales de Estadística (INE), [1] pueden aprovechar el potencial de los registros administrativos para generar información estadística. Sin embargo, se hace necesario preparar y revisar la calidad de los datos compilados, asegurando que se cuente con la coherencia, métodos y procesos estadísticos adecuados. 

En este caso, los INE ejercen un rol relevante dentro el Sistema Estadístico Nacional (SEN), al promover el uso de registros administrativos con propósitos estadísticos y brindar acompañamiento a los encargados de la producción de datos para la implementación de los atributos de calidad desde la recolección hasta difusión de los datos. Algunos de estos atributos son:

Accesibilidad: existe acceso para obtener la información del registro que permita la generación de estadísticas o, por el contrario, se tienen restricciones legales o institucionales que impiden compartir la información.

Coherencia: las metodologías para la recolección y procesamiento de los registros consideran estándares reconocidos para mantener la calidad esperada.

Oportunidad: los datos que contiene el registro son actualizados, el periodo de referencia y la disponibilidad de la información tienen tiempos acordes para responder las necesidades.

Es necesario fortalecer la calidad de los registros para que sean usados en la producción de estadísticas. Sus beneficios son claros a largo plazo:

  • Costos: la generación de información estadística a través de censos y encuestas tiene costos elevados. Por ejemplo, la eliminación de los costos de logística que evitan los censos basados en registros, al no enviar a los encuestadores a campo para el levantamiento de información de un censo de población y vivienda.  
  • Oportunidad: las bases de datos se mantienen actualizadas de acuerdo con los parámetros del reporte de información, al permitir una constante generación de información para la toma de decisiones más rápida. Por ejemplo, los registros para la entrega de beneficios del gobierno en el Sistema de registros de cultura y Juventud de Costa Rica, permite tener una caracterización de los programas culturales, proyectos financiados, perfil de los beneficiarios, etc.
  • Complementariedad: los registros permiten complementar estudios basados en otros registros, encuestas o censos para tener un mayor detalle en el análisis. Por ejemplo, el uso de información para estadísticas vitales en Colombia con los registros de nacimientos y defunciones por parte del sistema de salud y el contraste que existe con la institución encargada del Registros Civiles.

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Fortalecimiento técnico

El intercambio de conocimiento o experiencias y la posibilidad de recibir asistencias técnicas para fortalecer los Sistemas Estadísticos Nacionales son estrategias para incrementar el uso de los registros administrativos que redunden en menores costos y mayor acceso a datos de forma recurrente. Los países con mayor trayectoria en el uso de registros son los países nórdicos y Canadá, mientras que en el caso de Latinoamérica son Brasil y México, al ser oferentes de cooperación técnica a otros países para la transmisión de sus conocimientos, buenas prácticas y aprendizajes.

Costa Rica ha tenido avances para el incentivo de registros administrativos, al generar una demanda de asistencia técnica para facilitar el intercambio de conocimiento entre instituciones y el fortalecimiento de instrumentos tanto técnicos como tecnológicos, para el adecuado tratamiento de información proveniente de los registros. Esto ha mejorado con la nueva Ley N° 9694 del Sistema Estadístico Nacional que se promulgó en 2019, donde se da una mayor claridad para el acceso a esta información.

La Global Partnership for Sustainable Development Data – GPSDD y el Cepei, en su rol de promotor del fortalecimiento de capacidades, gestionaron la asistencia técnica de Estadísticas de Canadá (Statcan por sus siglas en inglés) para compartir la experiencia de este país con el Instituto Nacional de Censos y Encuestas de Costa Rica (INEC) en materia del Registro de Empresas. Debido a la COVID-19, la visita presencial no fue posible, por lo cual se estableció un mecanismo de asistencia técnica virtual, priorizando temas elementales para el INEC.

Los principales logros del trabajo conjunto entre los dos INE se ve reflejado en:

  • Modelos técnicos para el intercambio de información basado en registros administrativos de empresas.
  • Prácticas para la integración de registros administrativos que mantengan la coherencia.
  • Generación de escenarios para el alojamiento de la información y seguridad requerida.
  • Fortalecimiento de alianzas multiactor que impulsan las capacidades técnicas y administrativas de actores del ecosistemas de datos. 

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Consideraciones finales

Los registros administrativos seguirán convirtiéndose en una fuente de información apetecida que provee evidencia sobre los fenómenos para el cumplimiento de metas como los Objetivos de Desarrollo Sostenible. No obstante, la sensibilización de los encargados de los registros debe ser intensa para demostrar el beneficio de aprovechar esta información y no dejarla almacenada, sin tener en cuenta sus múltiples usos.


[1] La Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) define el sistema estadístico nacional (SEN) como “el conjunto de organizaciones y unidades estadísticas dentro de un país que recopilan, procesan y difunden conjuntamente estadísticas oficiales en nombre del gobierno nacional”. 

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Acerca del autor

Fredy Rodríguez

Profesional en administración de la Universidad de Gales del Reino Unido, con MBA de la Universidad Externado de Colombia. Experiencia en gestión de proyectos con organismos supranacionales para la construcción de estándares, lineamientos, identificación de buenas prácticas y análisis organizacional en la producción de estadísticas.